Mes mails arrivent en spam : causes fréquentes et solutions

Les dossiers spam existent pour une bonne raison. Chaque jour, des milliards d'e-mails non sollicités sont envoyés dans le monde. Les fournisseurs de messagerie comme Gmail, Outlook et Yahoo veulent protéger leurs utilisateurs contre ça. Ils utilisent des filtres avancés qui évaluent chaque e-mail entrant. Au moindre doute, le message finit dans le dossier spam.

Le plus frustrant, c'est que ça touche aussi des e-mails légitimes. Des transaction e-mails comme une confirmation de commande, une réinitialisation de mot de passe ou une facture. En tant qu'expéditeur, vous pensez que tout est bien configuré, mais votre e-mail n'arrive pas chez le destinataire. Ou pire : il se retrouve enfoui dans le dossier spam.

Dans cet article, nous expliquons comment les filtres anti-spam fonctionnent, pourquoi vos mails arrivent en spam et ce que vous pouvez y faire. Nous passons en revue les causes les plus fréquentes pour que vous sachiez exactement où chercher.

Qu'est-ce que le spam et comment fonctionnent les filtres anti-spam ?

Le spam désigne tout e-mail que le destinataire n'a pas demandé. Il peut s'agir de tentatives de phishing, de fausses offres ou de newsletters auxquelles vous ne vous êtes jamais inscrit. Mais le spam n'est pas toujours malveillant. Parfois c'est une newsletter à laquelle vous vous êtes abonné il y a longtemps, ou une notification automatique qui ne vous intéresse plus.

Les fournisseurs de messagerie ne font pas toujours cette distinction. Pour eux, ça se résume à une question : le destinataire veut-il cet e-mail ? Pour y répondre, ils utilisent des filtres qui font passer chaque e-mail entrant par plusieurs vérifications.

Comment fonctionnent les filtres anti-spam ?

Les filtres anti-spam fonctionnaient autrefois avec de simples listes de mots. Votre objet contenait le mot « gratuit » ? Spam. Cette époque est révolue. Les filtres modernes de Gmail, Outlook et Yahoo combinent plusieurs techniques pour déterminer si un e-mail est souhaité.

Le fonctionnement exact de ces filtres est gardé secret volontairement par les fournisseurs. Si les règles précises étaient connues, les spammeurs les exploiteraient pour les contourner. Ce que l'on sait, ce sont les principes généraux que chaque filtre anti-spam examine.

Authentification

La première chose vérifiée est l'identité de l'expéditeur. Est-il bien celui qu'il prétend être ? Cette vérification se fait via SPF et DKIM. L'enregistrement SPF vérifie si le serveur d'envoi est autorisé à envoyer des e-mails au nom de votre domaine. DKIM confirme avec une signature numérique que le contenu n'a pas été modifié pendant le transport. En plus de cela, il y a DMARC. L'enregistrement DMARC n'est pas une authentification en soi, mais détermine ce qui doit se passer lorsque SPF ou DKIM échouent. Les grands fournisseurs comme Gmail, Yahoo et Outlook exigent désormais les trois pour les expéditeurs de masse. Il vous en manque un ? Alors il y a de fortes chances que votre e-mail soit rejeté ou qu'il arrive en spam.

Réputation du domaine

Chaque expéditeur construit une réputation d'envoi auprès des fournisseurs de messagerie. Votre domaine et l'adresse IP depuis laquelle vous envoyez reçoivent chacun un score. Ce score se base sur la façon dont les destinataires interagissent avec vos e-mails et sur votre comportement en tant qu'expéditeur. Une mauvaise réputation signifie que vos e-mails ont plus de chances de finir dans le dossier spam.

Engagement des destinataires

Les fournisseurs de messagerie observent comment les destinataires réagissent à vos e-mails. Sont-ils ouverts ? Les gens cliquent-ils sur les liens ? Ou sont-ils supprimés sans être lus ? C'est ce qu'on appelle l'engagement et il est mesuré par destinataire individuel. Le même e-mail peut arriver dans la boîte de réception d'une personne et dans le dossier spam d'une autre, uniquement en fonction de leurs interactions passées avec vos e-mails.

Contenu

Le contenu de votre e-mail est également évalué. Les filtres anti-spam analysent la mise en page, les liens, le rapport entre texte et images, et si le code HTML est correctement structuré. Les fournisseurs utilisent de plus en plus le machine learning pour reconnaître des modèles à partir de millions de messages spam déjà signalés.

Chaque fournisseur filtre différemment

Gmail, Outlook et Yahoo n'appliquent pas les mêmes règles. Gmail donne le plus de poids à la réputation de votre domaine. Si votre domaine a une mauvaise réputation chez Gmail, une bonne adresse IP ne vous sauvera pas. Outlook examine une combinaison de facteurs et utilise son propre système de scoring pour déterminer le niveau de suspicion d'un e-mail. Yahoo filtre le plus agressivement au niveau IP, ce qui signifie que la réputation de votre adresse IP d'envoi a un poids supplémentaire là-bas.

Le résultat : votre e-mail arrive parfaitement chez un fournisseur et se retrouve en spam chez un autre. Ça peut compliquer la recherche de ce qui ne va pas.

8 raisons pourquoi vos mails arrivent en spam

Vous avez tout configuré, envoyé votre premier e-mail et il finit quand même dans le spam. Frustrant. Dans la plupart des cas, c'est l'une des raisons suivantes.

1. L'authentification DNS n'est pas correctement configurée

C'est de loin la cause la plus fréquente. Pour envoyer des e-mails depuis votre propre domaine, vous avez besoin d'enregistrements DNS comme SPF), DKIM) et un enregistrement bounce. Ces enregistrements prouvent aux serveurs de messagerie récepteurs que vous avez autorisé l'envoi d'e-mails depuis votre domaine.

Si l'un de ces enregistrements manque ou contient une erreur de frappe, le serveur récepteur ne peut pas vérifier votre e-mail. Le résultat : votre e-mail est traité comme suspect et finit dans le dossier spam.

Avec Lettermint, pas besoin de vous en inquiéter. Nous vérifions en permanence si votre authentification DNS est correctement configurée. Vous ne pouvez commencer à envoyer que lorsque tout est en ordre.

2. Mauvaise réputation du domaine

Les fournisseurs de messagerie comme Gmail et Outlook attribuent un score de réputation à votre domaine. Ce score se base sur la façon dont les destinataires répondent à vos e-mails. Ouvrent-ils vos messages ? Ou les marquent-ils comme spam ? Plus les signaux sont négatifs, plus votre réputation baisse.

Tout repose sur le rapport entre le nombre d'e-mails envoyés et le nombre de plaintes spam. Si vous envoyez cent e-mails et que cinq sont marqués comme spam, ça fait 5%. Pour les fournisseurs, c'est un signal sérieux. Et le plus ennuyeux, c'est qu'une mauvaise réputation n'affecte pas seulement vos e-mails marketing. Vos transaction e-mails) comme les réinitialisations de mot de passe et les confirmations de commande finiront aussi plus souvent en spam.

La récupération prend du temps. Des semaines, parfois des mois. Pensez à utiliser un sous-domaine email pour séparer vos transaction e-mails de vos broadcast e-mails. Ainsi, vous protégez vos e-mails les plus importants si quelque chose tourne mal avec une campagne.

3. Nouveau domaine sans historique d'envoi

Un nouveau domaine n'a aucune réputation auprès des fournisseurs de messagerie. Gmail, Outlook et Yahoo ne savent tout simplement pas qui vous êtes. Ils n'ont pas de données pour déterminer si vous êtes un expéditeur légitime ou un spammeur. Par conséquent, vos e-mails sont traités avec une méfiance accrue et finissent plus rapidement dans le spam.

C'est comparable à un historique de crédit. Sans antécédents, on ne vous fait pas automatiquement confiance. Vous devez construire cette réputation en envoyant progressivement plus d'e-mails et en collectant des signaux positifs. Par exemple, des destinataires qui ouvrent vos e-mails, cliquent sur les liens et répondent.

L'erreur que beaucoup d'expéditeurs commettent est d'envoyer de gros volumes immédiatement depuis un nouveau domaine. C'est un signal d'alarme pour les fournisseurs. Commencez petit et augmentez votre volume progressivement sur quelques semaines. Ainsi, les fournisseurs s'habituent à votre schéma d'envoi et la confiance se construit.

4. Contenu qui déclenche les filtres spam

Le contenu de votre e-mail joue aussi un rôle. Les filtres anti-spam analysent votre ligne d'objet, le corps du texte, les liens et les pièces jointes. Certains modèles déclenchent ces filtres plus vite qu'on ne le pense.

Pensez à des mots comme GRATUIT, CLIQUEZ ICI, DERNIÈRE CHANCE ou plusieurs points d'exclamation à la suite. Un objet entièrement en majuscules est aussi un déclencheur de spam classique. Mais ce n'est pas que le texte. Les liens comptent aussi. Les raccourcisseurs d'URL comme bit.ly ou les liens vers Google Forms sont considérés comme suspects par les filtres. Utilisez toujours des liens directs vers votre propre domaine. Surtout pendant les périodes chargées comme Black Friday et les fêtes, les filtres deviennent encore plus stricts sur ces modèles.

Chez Lettermint, nous avons construit Spam Insights exactement pour ça. Cet outil analyse votre e-mail et affiche un spam score. Vous voyez immédiatement quelles parties posent problème avant d'envoyer l'e-mail à de vrais destinataires. Vous pouvez aussi tester gratuitement avec nos adresses e-mail de test pour vérifier que tout arrive correctement.

5. Trop de plaintes spam et de hard bounces

Chaque fois que quelqu'un marque votre e-mail comme spam, ça compte comme une plainte spam. Les fournisseurs de messagerie suivent ça précisément. Mais les hard bounces comptent aussi. Un hard bounce signifie que votre e-mail ne peut définitivement pas être délivré, par exemple parce que l'adresse e-mail n'existe pas. Trop de bounces signalent aux fournisseurs que votre liste n'est pas bien entretenue. Et c'est exactement ce que font les spammeurs.

Si trop de plaintes ou de bounces arrivent par rapport au nombre d'e-mails envoyés, votre réputation chute et vos prochains e-mails risquent davantage de finir en spam. Comme nous l'avons expliqué dans la cause 2, tout est question de ce rapport. La règle générale : maintenez votre taux de plaintes spam en dessous de 0,3% et votre taux de bounce en dessous de 2%.

Ça peut vite dégénérer. Imaginons que vous envoyez une newsletter à une ancienne liste de contacts que vous n'avez pas contactée depuis des mois. Certaines adresses n'existent plus et produisent un hard bounce. D'autres ne vous reconnaissent pas et marquent votre e-mail comme spam. Ça n'affecte pas que vos newsletters, mais aussi vos transaction e-mails.

Un lien de désinscription est donc indispensable. Quand les destinataires peuvent facilement se désinscrire, ils le font au lieu de marquer votre e-mail comme spam. Chez Lettermint, nous ajoutons automatiquement un lien de désinscription aux broadcast e-mails. Ça protège votre réputation.

6. E-mails mal structurés

La structure technique de votre e-mail joue un rôle plus important qu'on ne le pense. Les filtres anti-spam ne regardent pas seulement ce qu'il y a dans votre e-mail, mais aussi comment il est construit.

Une erreur courante est d'envoyer un e-mail qui ne contient que du HTML. Un e-mail bien structuré inclut toujours deux versions : une version HTML et une version plain-text. C'est ce qu'on appelle un e-mail multipart. La version HTML est la variante formatée que la plupart des destinataires voient. La version plain-text est le texte brut sans mise en forme, comme solution de repli. Si la version plain-text manque, les filtres peuvent considérer ça comme une raison de se méfier de votre e-mail. Les spammeurs ont tendance à l'omettre.

Mais le HTML lui-même peut aussi poser problème. Un code HTML brouillon ou cassé, un e-mail composé uniquement d'images sans texte, ou un mauvais rapport entre images et texte sont autant de signaux que les filtres détectent. Plus votre code est propre et simple, mieux c'est.

Pour les transaction e-mails, c'est particulièrement important. Une réinitialisation de mot de passe ou une confirmation de commande n'a pas besoin de ressembler à une newsletter marketing. Restez simple. Plus votre e-mail ressemble à un message personnel, mieux les filtres le traitent.

7. Faible engagement des destinataires

Les fournisseurs de messagerie comme Gmail et Outlook ne regardent pas seulement qui vous êtes, mais aussi comment les destinataires réagissent à vos e-mails. Vos e-mails sont-ils ouverts ? Les gens cliquent-ils ? Ou restent-ils intacts dans la boîte de réception ?

Quand une grande partie de vos destinataires ignore régulièrement vos e-mails, c'est un signal pour les fournisseurs que vos messages ne sont pas souhaités. Le résultat : vos e-mails sont plus souvent déplacés vers le spam. Et comme nous l'avons vu dans la cause 2, ça impacte directement votre réputation d'envoi.

Ça concerne principalement les broadcast e-mails. Si vous envoyez une newsletter à des milliers de destinataires et que seul un faible pourcentage ouvre ou clique, ça joue contre vous. Les fournisseurs en concluent que vos e-mails apportent peu de valeur. Si vous envoyez ensuite un transaction e-mail depuis le même domaine, celui-ci peut aussi être affecté.

La solution : n'envoyez qu'aux destinataires qui sont engagés. Supprimez régulièrement les contacts inactifs de votre liste de diffusion. Une liste plus petite avec un engagement élevé vaut mieux qu'une grande liste où personne ne réagit.

8. Mauvaise réputation IP

En plus de la réputation de votre domaine, la réputation de l'adresse IP depuis laquelle vous envoyez compte aussi. Les fournisseurs de messagerie regardent le comportement qui a été associé à cette adresse IP dans le passé. Du spam a-t-il été envoyé depuis cette IP ? Alors vos e-mails seront également traités avec suspicion.

C'est un problème courant quand vous envoyez des e-mails depuis un VPS ou votre propre serveur. Beaucoup d'hébergeurs bon marché recyclent des adresses IP qui ont été précédemment utilisées par des spammeurs. Vous recevez une adresse IP avec un historique compromis sans même le savoir. Votre authentification est correcte, votre contenu est irréprochable, mais vos e-mails finissent quand même dans le spam.

Construire une bonne réputation sur une telle adresse IP prend des semaines d'envoi régulier et prudent. Et même alors, ce n'est pas garanti, car certaines adresses IP figurent sur des blacklists dont il est difficile de se faire retirer.

Chez Lettermint, une IP saine est la base de tout. C'est pourquoi nous vérifions chaque nouvel utilisateur avant qu'il puisse envoyer. Nous surveillons nos adresses IP 24h/24 et maintenons une tolérance zéro envers le spam. Les expéditeurs qui ne respectent pas les règles sont immédiatement retirés de notre plateforme. Ça protège la délivrabilité de tous nos clients.

Ce que Lettermint fait pour vous aider

En coulisses, nous faisons beaucoup pour que vos e-mails atteignent la boîte de réception. De la configuration technique à la surveillance active : voici ce dont nous nous occupons.

• Pas d'envoi sans enregistrements DNS. Avant de pouvoir envoyer, SPF, DKIM et DMARC doivent être correctement configurés pour votre domaine. Sans ces enregistrements, vous ne pouvez tout simplement pas envoyer via Lettermint. Ainsi, les fournisseurs de messagerie savent que vos e-mails sont légitimes.
• Nous scannons chaque e-mail avant l'envoi. Chaque e-mail est automatiquement vérifié pour détecter les déclencheurs de spam connus avant de quitter nos serveurs. Cela se fait entièrement sur notre propre infrastructure, sans services externes ni IA. Si un message obtient un score trop élevé, nous le bloquons pour protéger votre réputation.
• Les broadcast e-mails reçoivent automatiquement un lien de désinscription. Pour les broadcast e-mails, nous ajoutons automatiquement un lien de désinscription, ainsi que les headers List-Unsubscribe obligatoires. C'est exigé par des fournisseurs comme Gmail et Yahoo. Si vous envoyez déjà ces headers vous-même, nous utilisons les vôtres.
• Vous voyez votre spam score immédiatement. Après l'envoi, vous voyez un spam score par e-mail dans votre tableau de bord. Ça vous donne un aperçu immédiat de ce que vous pouvez améliorer. Les utilisateurs Pro obtiennent une analyse détaillée des causes exactes via Spam Insights.
• Nous vérifions chaque nouvel utilisateur. Chaque nouvel utilisateur est vérifié avant de pouvoir commencer à envoyer. Ça tient les mauvais acteurs à l'écart et protège la plateforme pour tous nos clients.
• Les grandes campagnes sont réparties automatiquement. Pour les broadcast e-mails, nous répartissons automatiquement les gros volumes dans le temps. Ça évite qu'un pic soudain de volume d'envoi ne déclenche les fournisseurs de messagerie récepteurs.
• Nous surveillons de près notre réputation IP. Nous surveillons nos adresses IP en continu. Les schémas inhabituels ou les pics de volume d'envoi sont immédiatement détectés et traités.
• Nous vous contactons en cas de problème. Si nous recevons des plaintes spam concernant vos e-mails ou constatons un nombre inhabituellement élevé de hard bounces, nous vous contactons et vous aidons à les prévenir à l'avenir.
• Les hard bounces ne peuvent pas être renvoyés. Les adresses e-mail qui produisent un hard bounce sont automatiquement ajoutées à votre liste de suppressions. Vous ne pouvez plus envoyer à ces adresses. Ça protège votre réputation d'envoi contre les bounces répétés.

Checklist délivrabilité : empêcher vos mails d'arriver en spam

Vous avez tout lu ci-dessus mais voulez rapidement vérifier si vos e-mails répondent aux exigences les plus importantes ? Parcourez cette checklist. Nous nous concentrons sur ce que vous pouvez réellement contrôler : les paramètres techniques, le contenu de vos e-mails et la gestion de vos destinataires.

• Enregistrements DNS complets ? Vérifiez que SPF, DKIM et DMARC sont correctement configurés pour votre domaine d'envoi. Vous envoyez via Lettermint ? Ces enregistrements sont fournis lorsque vous ajoutez votre domaine.
• Envoyez-vous depuis un (sous-)domaine dédié ? Utilisez un sous-domaine séparé pour les transaction e-mails afin de protéger votre domaine principal. Vous envoyez aussi des newsletters ? Envisagez un sous-domaine distinct par type d'e-mail.
• Comment va votre réputation de domaine ? Maintenez vos taux de bounce et de spam bas. Un taux de bounce élevé ou trop de plaintes spam nuisent à votre réputation auprès des fournisseurs de messagerie.
• Votre e-mail contient-il des déclencheurs de spam ? Évitez les mots comme « gratuit », « cliquez ici » ou « urgent ». N'écrivez pas votre objet entièrement en majuscules et évitez les liens vers des domaines externes.
• Prévenez les plaintes spam. N'envoyez qu'aux personnes qui attendent vos e-mails et maintenez votre taux de plaintes en dessous de 0,3%. Pour les broadcast e-mails, Lettermint ajoute automatiquement un lien de désinscription.
• Votre engagement est-il sain ? Supprimez les destinataires inactifs et gardez vos listes propres. Un faible taux d'ouverture est un signal pour les fournisseurs de messagerie.
• Pensez aux filtres de messagerie d'entreprise. Les destinataires professionnels peuvent avoir des filtres de contenu supplémentaires qui bloquent vos e-mails. Demandez aux destinataires de mettre votre domaine en liste blanche si nécessaire.
• Testez vos e-mails avant l'envoi ? Envoyez toujours un e-mail de test d'abord pour vérifier que tout s'affiche correctement et que la livraison fonctionne.

Conclusion

Tout commence par une bonne réputation d'envoi. Mais cette réputation n'est pas quelque chose que vous configurez une fois pour toutes. C'est un processus continu où chaque e-mail que vous envoyez influence la façon dont les fournisseurs évaluent votre prochain message. Construire une bonne réputation prend du temps. La détruire peut se faire en quelques heures.

Le facteur le plus important ? Assurez-vous que les destinataires veulent recevoir vos e-mails. Chaque message perçu comme non souhaité est une plainte spam potentielle. Et chaque plainte compte dans la façon dont les fournisseurs vous perçoivent. Envoyez des e-mails pertinents, au bon moment, aux bonnes personnes.

N'envoyez que des e-mails que vous aimeriez recevoir vous-même.

Faites aussi attention à la structure de vos e-mails. Utilisez un bon équilibre entre texte et images et incluez toujours une version plain-text. Évitez les mots qui déclenchent les filtres spam, le formatage excessif et les liens vers des domaines externes. Plus votre e-mail est propre et pertinent, mieux les fournisseurs l'évalueront.

Chez Lettermint, nous faisons tout notre possible pour que vos e-mails arrivent dans la boîte de réception. De l'authentification obligatoire aux filtres spam et à la surveillance active. Vous avez une question, vous rencontrez un problème ou vous souhaitez un retour sur vos e-mails ? Contactez-nous et nous vous aiderons avec plaisir.