Warum landen meine Mails im Spam? Häufige Ursachen und Lösungen

Spam-Ordner haben ihren Sinn. Jeden Tag werden weltweit Milliarden unerwünschter E-Mails verschickt. E-Mail-Anbieter wie Gmail, Outlook und Yahoo wollen ihre Nutzer davor schützen. Dafür setzen sie Spamfilter ein, die jede eingehende E-Mail prüfen. Schon bei einem kleinen Zweifel landet die Nachricht im Spam.

Das Ärgerliche: Das passiert auch bei E-Mails, die eigentlich erwünscht sind. Transactional E-Mails wie eine Bestellbestätigung, ein Passwort-Reset oder eine Rechnung. Als Absender denkst du, alles ist richtig eingestellt. Trotzdem kommt deine E-Mail nicht an. Oder schlimmer: Sie verschwindet im Spam-Ordner.

In diesem Artikel erklären wir, wie Spamfilter funktionieren, warum deine E-Mails im Spam landen und was du dagegen tun kannst. Wir gehen die häufigsten Ursachen Schritt für Schritt durch, damit du genau weißt, wo du ansetzen musst.

Was ist Spam und wie funktionieren Spamfilter?

Spam ist jede E-Mail, die der Empfänger nicht angefordert hat. Denk an Phishing-Versuche, gefälschte Angebote oder Newsletter, für die du dich nie angemeldet hast. Aber Spam ist nicht immer bösartig. Manchmal ist es ein Newsletter, den du irgendwann abonniert und vergessen hast. Oder eine automatische Benachrichtigung, die dich nicht mehr interessiert.

E-Mail-Anbieter machen da nicht immer einen Unterschied. Für sie geht es um eine Frage: Will der Empfänger diese E-Mail? Um das herauszufinden, nutzen sie Spamfilter, die jede eingehende Nachricht durch mehrere Prüfungen schicken.

Wie funktioniert ein Spamfilter?

Früher arbeiteten Spamfilter mit einfachen Wortlisten. Enthielt die Betreffzeile das Wort "gratis"? Spam. Diese Zeiten sind vorbei. Moderne Spamfilter von Gmail, Outlook und Yahoo kombinieren verschiedene Techniken, um zu bewerten, ob eine E-Mail erwünscht ist.

Wie diese Filter genau arbeiten, halten die Anbieter bewusst geheim. Sobald die genauen Regeln bekannt sind, nutzen Spammer sie aus, um die Filter zu umgehen. Was wir aber kennen, sind die allgemeinen Prinzipien, auf die jeder Spamfilter achtet.

Authentifizierung

Als Erstes wird geprüft, ob der Absender wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. Das passiert über SPF und DKIM. SPF prüft, ob der sendende Server berechtigt ist, E-Mails im Namen deiner Domain zu versenden. DKIM verifiziert mit einer digitalen Signatur, dass der Inhalt unterwegs nicht verändert wurde. Dazu kommt DMARC. DMARC ist keine eigene Authentifizierung, sondern legt fest, was passieren soll, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen. Große E-Mail-Anbieter wie Gmail, Yahoo und Outlook verlangen inzwischen alle drei Records für Massenversender. Fehlt einer? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass deine E-Mail abgelehnt wird oder im Spam landet.

Domain Reputation

Jeder Absender baut eine Absenderreputation bei E-Mail-Anbietern auf. Deine Domain und die IP-Adresse, von der du sendest, bekommen jeweils einen Score. Dieser Score basiert darauf, wie Empfänger mit deinen E-Mails umgehen und wie du dich als Absender verhältst. Eine schlechte Reputation bedeutet, dass deine E-Mails eher im Spam-Ordner landen.

Empfänger-Engagement

E-Mail-Anbieter schauen sich an, wie Empfänger mit deinen E-Mails interagieren. Werden sie geöffnet? Klicken die Leute auf Links? Oder werden sie ungelesen gelöscht? Das nennt man Engagement und es wird pro einzelnem Empfänger gemessen. Dieselbe E-Mail kann bei einer Person im Posteingang landen und bei einer anderen im Spam. Rein aufgrund der bisherigen Interaktion.

Inhalt

Auch der Inhalt deiner E-Mail wird bewertet. Spamfilter analysieren das Layout, die Links, das Verhältnis von Text zu Bildern und ob der HTML-Code sauber aufgebaut ist. Anbieter setzen zunehmend Machine Learning ein, um Muster aus Millionen zuvor gemeldeter Spam-Nachrichten zu erkennen.

Jeder Anbieter filtert anders

Gmail, Outlook und Yahoo wenden nicht dieselben Regeln an. Gmail gewichtet die Domain Reputation am stärksten. Hat deine Domain bei Gmail einen schlechten Ruf, hilft auch eine gute IP-Adresse nicht. Outlook schaut auf eine Kombination aus Faktoren und nutzt ein eigenes Scoring-System, um einzuschätzen, wie verdächtig eine E-Mail ist. Yahoo filtert am stärksten auf IP-Ebene. Die Reputation deiner sendenden IP-Adresse hat dort besonderes Gewicht.

Das Ergebnis: Deine E-Mail kommt bei einem Anbieter perfekt an und landet bei einem anderen im Spam. Das macht die Fehlersuche nicht gerade einfach.

8 Gründe, warum deine E-Mails im Spam landen

Du hast alles eingerichtet, deine erste E-Mail verschickt und sie landet trotzdem im Spam. In den meisten Fällen ist einer der folgenden Gründe verantwortlich.

1. DNS-Authentifizierung ist nicht korrekt eingerichtet

Das ist mit Abstand die häufigste Ursache. Um E-Mails von deiner eigenen Domain zu versenden, brauchst du DNS-Records wie SPF, DKIM und einen Bounce-Record. Diese Records beweisen dem empfangenden Mailserver, dass du den Versand von E-Mails über deine Domain autorisiert hast.

Fehlt einer dieser Records oder enthält er einen Tippfehler, kann der empfangende Server deine E-Mail nicht verifizieren. Die Folge: Deine E-Mail wird als verdächtig eingestuft und landet im Spam-Ordner.

Bei Lettermint musst du dir darüber keine Sorgen machen. Wir prüfen laufend, ob deine DNS-Authentifizierung korrekt eingerichtet ist. Du kannst erst mit dem Versand beginnen, wenn alles in Ordnung ist.

2. Schlechte Domain Reputation

E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook vergeben deiner Domain einen Reputationsscore. Dieser Score basiert darauf, wie Empfänger auf deine E-Mails reagieren. Öffnen sie deine Nachrichten? Oder markieren sie diese als Spam? Je mehr negative Signale, desto niedriger deine Reputation.

Entscheidend ist das Verhältnis zwischen der Anzahl versendeter E-Mails und der Anzahl an Spam-Beschwerden. Wenn du hundert E-Mails verschickst und fünf davon als Spam markiert werden, sind das 5%. Für Anbieter ist das ein ernstes Signal. Und das Ärgerliche: Eine schlechte Reputation betrifft nicht nur deine Marketing-E-Mails. Auch deine Transactional E-Mails) wie Passwort-Resets und Bestellbestätigungen landen dann häufiger im Spam.

Die Erholung braucht Zeit. Wochen, manchmal Monate. Ziehe in Betracht, eine E-Mail-Subdomain zu verwenden, um deine Transactional E-Mails von deinen Broadcast E-Mails zu trennen. So schützt du deine wichtigsten E-Mails, falls bei einer Kampagne etwas schiefgeht.

3. Neue Domain ohne Versandhistorie

Eine neue Domain hat keine Reputation bei E-Mail-Anbietern. Gmail, Outlook und Yahoo wissen schlicht nicht, wer du bist. Ihnen fehlen die Daten, um einzuschätzen, ob du ein seriöser Absender bist oder ein Spammer. Die Folge: Deine E-Mails werden besonders misstrauisch behandelt und landen schneller im Spam.

Das ist vergleichbar mit einer Bonitätshistorie. Ohne Vorgeschichte bekommst du nicht automatisch Vertrauen. Du musst dir diese Reputation aufbauen, indem du nach und nach mehr E-Mails versendest und positive Signale sammelst. Zum Beispiel, dass Empfänger deine E-Mails öffnen, auf Links klicken und antworten.

Der Fehler, den viele Absender machen: sofort große Mengen über eine neue Domain versenden. Das ist ein Red Flag für Anbieter. Fang klein an und steigere dein Volumen Schritt für Schritt über einige Wochen. So gewöhnen sich Anbieter an dein Sendemuster und bauen Vertrauen auf.

4. Spam-auslösende Inhalte

Auch der Inhalt deiner E-Mail spielt eine Rolle. Spamfilter scannen deine Betreffzeile, den Textkörper, Links und Anhänge. Bestimmte Muster lösen die Filter schneller aus, als du denkst.

Denk an Wörter wie GRATIS, HIER KLICKEN, LETZTE CHANCE oder mehrere Ausrufezeichen hintereinander. Eine Betreffzeile komplett in Großbuchstaben ist ebenfalls ein klassischer Spam-Trigger. Aber es geht nicht nur um Text. Links sind genauso wichtig. URL-Shortener wie bit.ly oder Links zu Google Forms werden von Spamfiltern als verdächtig eingestuft. Verwende immer direkte Links zu deiner eigenen Domain. Besonders in geschäftigen Zeiten wie Black Friday und Feiertagen werden Spamfilter bei solchen Mustern besonders streng.

Bei Lettermint haben wir Spam Insights genau dafür entwickelt. Dieses Tool analysiert deine E-Mail und zeigt dir einen Spam Score. Du siehst sofort, welche Teile Probleme verursachen, bevor du die E-Mail an echte Empfänger schickst. Du kannst auch kostenlos mit unseren Test-E-Mail-Adressen prüfen, ob alles korrekt ankommt.

5. Zu viele Spam-Beschwerden und Hard Bounces

Jedes Mal, wenn jemand deine E-Mail als Spam markiert, zählt das als Spam-Beschwerde. E-Mail-Anbieter erfassen das genau. Aber auch Hard Bounces zählen. Ein Hard Bounce bedeutet, dass deine E-Mail dauerhaft nicht zugestellt werden kann, zum Beispiel weil die E-Mail-Adresse nicht existiert. Zu viele Bounces signalisieren E-Mail-Anbietern, dass deine Liste schlecht gepflegt ist. Und genau das tun Spammer.

Wenn im Verhältnis zur Anzahl deiner versendeten E-Mails zu viele Beschwerden oder Bounces eingehen, sinkt deine Reputation. Deine nächsten E-Mails landen dann eher im Spam. Wie wir bei Ursache 2 erklärt haben, kommt es auf dieses Verhältnis an. Die Faustregel: Halte deine Spam-Beschwerderate unter 0,3% und deine Bounce-Rate unter 2%.

Das kann schnell eskalieren. Stell dir vor, du schickst einen Newsletter an eine alte Kontaktliste, die du seit Monaten nicht mehr angeschrieben hast. Manche Adressen gibt es nicht mehr und erzeugen einen Hard Bounce. Andere erkennen dich nicht und markieren deine E-Mail als Spam. Das betrifft dann nicht nur deine Newsletter, sondern auch deine Transactional E-Mails.

Ein Abmelde-Link ist deshalb Pflicht. Wenn Empfänger sich einfach abmelden können, tun sie das statt deine E-Mail als Spam zu markieren. Bei Lettermint fügen wir automatisch einen Abmelde-Link zu Broadcast E-Mails hinzu. Das schützt deine Reputation.

6. Schlecht strukturierte E-Mails

Der technische Aufbau deiner E-Mail ist wichtiger, als du vielleicht denkst. Spamfilter schauen nicht nur auf den Inhalt, sondern auch darauf, wie deine E-Mail aufgebaut ist.

Ein häufiger Fehler ist, eine E-Mail zu verschicken, die nur HTML enthält. Eine gut aufgebaute E-Mail enthält immer zwei Versionen: eine HTML-Version und eine Plain-Text-Version. Das nennt man eine Multipart-E-Mail. Die HTML-Version ist die formatierte Variante, die die meisten Empfänger sehen. Die Plain-Text-Version ist die reine Textversion ohne Formatierung als Fallback. Fehlt die Plain-Text-Version, sehen Spamfilter das als Grund, deiner E-Mail zu misstrauen. Spammer lassen sie meistens weg.

Aber auch der HTML-Code selbst kann Probleme machen. Unordentlicher oder fehlerhafter HTML-Code, eine E-Mail die nur aus Bildern besteht oder ein schlechtes Verhältnis zwischen Bildern und Text: Das alles sind Signale, die Spamfilter erfassen. Je sauberer und einfacher dein Code, desto besser.

Gerade bei Transactional E-Mails ist das wichtig. Ein Passwort-Reset oder eine Bestellbestätigung muss nicht wie ein Marketing-Newsletter aussehen. Halte es einfach. Je mehr deine E-Mail wie eine persönliche Nachricht wirkt, desto besser behandeln Spamfilter sie.

7. Niedriges Empfänger-Engagement

E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook schauen nicht nur darauf, wer du bist, sondern auch darauf, wie Empfänger auf deine E-Mails reagieren. Werden deine E-Mails geöffnet? Klicken die Leute? Oder bleiben sie unberührt im Posteingang liegen?

Wenn ein großer Teil deiner Empfänger deine E-Mails dauerhaft ignoriert, ist das ein Signal für E-Mail-Anbieter, dass deine Nachrichten nicht erwünscht sind. Das Ergebnis: Deine E-Mails werden häufiger in den Spam verschoben. Und wie wir bei Ursache 2 besprochen haben, wirkt sich das direkt auf deine Absenderreputation aus.

Das betrifft vor allem Broadcast E-Mails. Wenn du einen Newsletter an tausende Empfänger schickst und nur ein kleiner Prozentsatz öffnet oder klickt, arbeitet das gegen dich. Anbieter schließen daraus, dass deine E-Mails wenig Mehrwert bieten. Wenn du dann eine Transactional E-Mail von derselben Domain versendest, kann auch die betroffen sein.

Die Lösung: Sende nur an Empfänger, die aktiv sind. Entferne inaktive Kontakte regelmäßig aus deiner Mailingliste. Eine kleinere Liste mit hohem Engagement ist besser als eine große Liste, auf die niemand reagiert.

8. Schlechte IP-Reputation

Neben der Domain Reputation spielt auch die Reputation der IP-Adresse eine Rolle, von der du sendest. E-Mail-Anbieter schauen auf das Verhalten, das in der Vergangenheit mit dieser IP-Adresse verbunden war. Wurde darüber schon Spam versendet? Dann werden auch deine E-Mails misstrauisch behandelt.

Das ist ein häufiges Problem, wenn du E-Mails über einen VPS oder deinen eigenen Server versendest. Viele günstige Hosting-Anbieter recyceln IP-Adressen, die vorher von Spammern missbraucht wurden. Du bekommst eine IP-Adresse mit belasteter Vorgeschichte, ohne es zu wissen. Deine Authentifizierung stimmt, dein Inhalt ist in Ordnung, aber deine E-Mails landen trotzdem im Spam.

Eine gute Reputation auf so einer IP-Adresse aufzubauen, dauert Wochen konsequenten, vorsichtigen Sendens. Und selbst dann ist es nicht garantiert, weil manche IP-Adressen auf Blacklists stehen, von denen man schwer herunterkommt.

Bei Lettermint ist eine gesunde IP die Grundlage von allem. Deshalb verifizieren wir jeden neuen Nutzer, bevor er senden kann. Wir überwachen unsere IP-Adressen rund um die Uhr und verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegen Spam. Absender, die sich nicht an die Regeln halten, werden sofort von unserer Plattform entfernt. Das schützt die Deliverability aller unserer Kunden.

Was tut Lettermint, um zu helfen?

Hinter den Kulissen tun wir eine Menge, damit deine E-Mails im Posteingang ankommen. Von technischen Anforderungen bis zu aktivem Monitoring: Hier ist, worum wir uns kümmern.

• Du kannst nicht ohne DNS-Records senden. Bevor du senden kannst, müssen SPF, DKIM und DMARC korrekt für deine Domain eingerichtet sein. Ohne diese Records ist ein Versand über Lettermint nicht möglich. So wissen E-Mail-Anbieter, dass deine E-Mails legitim sind.
• Wir scannen jede E-Mail vor dem Versand. Jede E-Mail wird automatisch auf bekannte Spam-Trigger geprüft, bevor sie unsere Server verlässt. Das passiert vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur, ohne externe Dienste oder KI. Wenn eine Nachricht zu hoch bewertet wird, blockieren wir sie, um deine Reputation zu schützen.
• Broadcast E-Mails bekommen automatisch einen Abmelde-Link. Für Broadcast E-Mails fügen wir automatisch einen Abmelde-Link hinzu, zusammen mit den vorgeschriebenen List-Unsubscribe-Headern. Das ist Pflicht bei Anbietern wie Gmail und Yahoo. Wenn du diese Header schon selbst mitsendest, verwenden wir deine.
• Du siehst deinen Spam Score sofort. Nach dem Versand siehst du einen Spam Score pro E-Mail in deinem Dashboard. Das gibt dir direkten Einblick, was du verbessern kannst. Pro-Nutzer bekommen eine detaillierte Aufschlüsselung der genauen Ursachen über Spam Insights.
• Wir verifizieren jeden neuen Nutzer. Jeder neue Nutzer wird verifiziert, bevor er mit dem Senden beginnen kann. Das hält Missbrauch fern und schützt die Plattform für alle unsere Kunden.
• Große Kampagnen werden automatisch verteilt. Bei Broadcast E-Mails verteilen wir große Mengen automatisch über einen längeren Zeitraum. So verhindern wir, dass ein plötzlicher Anstieg des Versandvolumens bei empfangenden E-Mail-Anbietern einen Alarm auslöst.
• Wir überwachen unsere IP-Reputation aktiv. Wir beobachten unsere IP-Adressen kontinuierlich. Ungewöhnliche Muster oder Spitzen im Versandvolumen werden sofort erkannt und behoben.
• Wir melden uns, wenn es ein Problem gibt. Wenn wir Spam-Beschwerden über deine E-Mails erhalten oder eine ungewöhnlich hohe Anzahl an Hard Bounces feststellen, kontaktieren wir dich und helfen dir, das in Zukunft zu verhindern.
• Hard Bounces können nicht erneut versendet werden. E-Mail-Adressen, die einen Hard Bounce erzeugen, werden automatisch zu deiner Suppressions-Liste hinzugefügt. An diese Adressen kannst du nicht mehr senden. Das schützt deine Absenderreputation vor wiederholten Bounces.

Deliverability-Checkliste: E-Mails aus dem Spam-Ordner fernhalten

Du hast alles oben gelesen, willst aber schnell prüfen, ob deine E-Mails die wichtigsten Anforderungen erfüllen? Geh diese Checkliste durch. Wir konzentrieren uns auf die Dinge, die du selbst beeinflussen kannst: technische Einstellungen, den Inhalt deiner E-Mails und wie du mit deinen Empfängern umgehst.

• DNS-Records vollständig? Prüfe, ob SPF, DKIM und DMARC korrekt für deine Sendedomain eingerichtet sind. Sendest du über Lettermint? Diese Records werden bereitgestellt, wenn du deine Domain hinzufügst.
• Sendest du von einer eigenen (Sub-)Domain? Verwende eine separate Subdomain für Transactional E-Mails, um deine Hauptdomain zu schützen. Verschickst du auch Newsletter? Ziehe eine eigene Subdomain pro E-Mail-Typ in Betracht.
• Wie ist deine Domain Reputation? Halte deine Bounce- und Spam-Raten niedrig. Eine hohe Bounce-Rate oder zu viele Spam-Beschwerden schaden deiner Reputation bei E-Mail-Anbietern.
• Enthält deine E-Mail Spam-Trigger? Vermeide Wörter wie "gratis", "hier klicken" oder "dringend". Schreib deine Betreffzeile nicht komplett in Großbuchstaben und vermeide Links zu externen Domains.
• Spam-Beschwerden vermeiden. Sende nur an Personen, die deine E-Mails erwarten und halte deine Beschwerderate unter 0,3%. Bei Broadcast E-Mails fügt Lettermint automatisch einen Abmelde-Link hinzu.
• Ist dein Engagement gesund? Entferne inaktive Empfänger und halte deine Listen sauber. Niedrige Öffnungsraten sind ein Signal für E-Mail-Anbieter.
• Denke an Unternehmens-Mailfilter. Geschäftliche Empfänger haben möglicherweise zusätzliche Inhaltsfilter, die deine E-Mails blockieren. Bitte Empfänger bei Bedarf, deine Domain auf die Whitelist zu setzen.
• E-Mails vor dem Versand testen? Schicke immer erst eine Test-E-Mail, um zu prüfen, ob alles gut aussieht und korrekt zugestellt wird.

Fazit

Alles beginnt mit einer gesunden Absenderreputation. Aber diese Reputation ist nichts, was du einmal einrichtest und dann vergisst. Es ist ein fortlaufender Prozess, bei dem jede E-Mail beeinflusst, wie Anbieter deine nächste Nachricht bewerten. Eine gute Reputation aufzubauen dauert. Sie zu beschädigen kann in wenigen Stunden passieren.

Der wichtigste Faktor? Stell sicher, dass Empfänger deine E-Mails auch wirklich erhalten wollen. Jede Nachricht, die als unerwünscht empfunden wird, ist eine potenzielle Spam-Beschwerde. Und jede Beschwerde zählt bei der Bewertung durch Anbieter. Sende relevante E-Mails, zum richtigen Zeitpunkt, an die richtigen Empfänger.

Versende nur E-Mails, die du selbst auch erhalten wollen würdest.

Achte auch darauf, wie deine E-Mails aufgebaut sind. Nutze ein gutes Gleichgewicht zwischen Text und Bildern und füge immer eine Plain-Text-Version bei. Vermeide Spam-auslösende Wörter, übermäßige Formatierung und Links zu externen Domains. Je sauberer und relevanter deine E-Mail, desto besser bewerten Anbieter sie.

Bei Lettermint tun wir alles, damit deine E-Mails im Posteingang ankommen. Von verpflichtender Authentifizierung über Spamfilter bis hin zu aktivem Monitoring. Hast du eine Frage, stößt du auf ein Problem oder möchtest du Feedback zu deinen E-Mails? Nimm Kontakt auf und wir helfen dir gerne weiter.