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Chez Lettermint, la confidentialité n'est pas une option. Elle fait partie de la façon dont la plateforme est conçue et exploitée. Pour beaucoup de nos clients, garder les données confidentielles n'est pas qu'une préférence, c'est une obligation légale. Nous prenons cela au sérieux, et nous pouvons le prouver.
Cette page explique notre approche de la confidentialité, ce qu'elle implique pour les clients soumis au secret professionnel, et où vous pouvez vérifier vous-même notre sécurité et notre conformité.
La confidentialité est intégrée à notre façon de travailler
Nous sommes une plateforme basée aux Pays-Bas pour l'e-mail européen, avec le Transactional, le Broadcast et l'Inbound, conçue et hébergée dans l'UE. Vos données e-mail, y compris le contenu des messages et les coordonnées des destinataires, restent dans notre propre infrastructure. L'accès est limité, basé sur les rôles et journalisé.
Quelques principes qui s'appliquent par défaut :
- Toujours chiffré. En transit et au repos.
- Le personnel est contrôlé et signe un engagement. Chaque membre de l'équipe dispose d'un certificat de bonne conduite (VOG) du ministère néerlandais de la Justice.
- Personne n'en voit plus que nécessaire. Accès limité à la livraison, au support, à la sécurité et à la prévention des abus, et journalisé.
- Les données e-mail restent dans l'UE. Chaque prestataire qui les traite est dans l'UE, sous accord de traitement des données.
- Mêmes règles pour nos fournisseurs. Les sous-traitants signent les mêmes engagements de confidentialité que nous.
- Jamais utilisé pour entraîner l'AI. Pas d'entraînement, pas de services d'AI tiers. Connecter votre propre assistant à notre serveur MCP reste votre choix.
Nous sommes certifiés ISO/IEC 27001:2022, donc notre sécurité de l'information est auditée de façon indépendante et pas seulement promise. La certification couvre l'ensemble de notre infrastructure e-mail, de la réception des e-mails à leur traitement et leur envoi. Vous n'avez pas à nous croire sur parole : notre Trust Center (ouvre dans une nouvelle fenêtre) présente nos mesures de sécurité, nos politiques, notre conformité et notre statut de certification, et fait l'objet d'une surveillance continue.
Secret professionnel
Certains de nos clients exercent des professions où la confidentialité est imposée par la loi. Les conseillers fiscaux, avocats, experts-comptables, médecins et professionnels similaires sont souvent soumis au secret professionnel, protégé pénalement dans toute l'UE. En Allemagne, en Autriche et en Suisse, cela peut aller plus loin et exiger que le prestataire lui-même s'engage par écrit, par exemple au titre du § 203 StGB (ouvre dans une nouvelle fenêtre) en Allemagne, une Verschwiegenheitsverpflichtung. Les établissements de santé et les administrations publiques ont souvent les mêmes obligations. Pour en savoir plus, consultez nos pages sur les e-mails pour la santé et les e-mails pour le secteur public.
Ces règles obligent généralement le professionnel à s'assurer que tout prestataire susceptible d'accéder aux données protégées est lui aussi tenu à la confidentialité. C'est ainsi que nous fonctionnons par défaut. Si vous êtes dans ce cas, ou si vous servez des clients qui le sont, nous comprenons cette exigence et sommes prêts à vous accompagner.
Nous pouvons mettre en place un accord de confidentialité qui reflète votre obligation de secret professionnel, en complément de notre accord de traitement des données standard. Si vous en avez besoin, écrivez-nous à legal@lettermint.co en précisant l'obligation qui s'applique, afin que nous puissions adapter l'accord à votre situation.
Ce que vous contrôlez
La confidentialité ne dépend pas seulement de ce que nous faisons. Vous pouvez la renforcer vous-même :
- Masquez le contenu des messages dans votre tableau de bord, par projet ou par route. Une fois activé, l'aperçu et la source brute ne sont plus visibles. Voir masquer le contenu des e-mails.
- Donnez à chaque membre de votre équipe et à chaque client uniquement l'accès nécessaire grâce au contrôle d'accès basé sur les rôles, afin qu'une obligation de secret professionnel tienne aussi au sein de votre propre organisation.
Comment nous le prouvons : notre Trust Center
Plutôt que de vous demander de croire une liste d'affirmations, nous rendons notre niveau de sécurité transparent. Notre Trust Center (ouvre dans une nouvelle fenêtre) vous donne une vue en temps réel de notre sécurité et de notre conformité, tenue à jour en continu.
Dans le Trust Center, vous pouvez consulter :
- Nos certifications et les normes selon lesquelles nous sommes évalués.
- Les mesures de sécurité et les politiques que nous appliquons.
- Les sous-traitants auxquels nous faisons appel, y compris leur rôle et leur localisation.
- L'état actuel de notre conformité, mis à jour automatiquement.
Où vos données sont traitées
Vos données e-mail sont traitées exclusivement sur une infrastructure située à Amsterdam et en Allemagne, au sein de l'Union européenne. Pour fournir le service, nous ne déplaçons pas le contenu de vos messages ni les données de vos destinataires en dehors de notre propre infrastructure dans l'UE.
La localisation ne dit pas tout. Un prestataire détenu ou contrôlé depuis l'extérieur de l'UE peut être contraint de livrer des données au titre d'un droit étranger comme le CLOUD Act américain, où que se trouvent ses serveurs. C'est précisément là qu'un secret professionnel cesse d'être opposable. Lettermint est une entreprise européenne qui exploite son propre réseau et ses propres plages d'adresses IP (AS213427), sans société mère ni hyperscaler hors de l'UE sur le trajet de vos données e-mail.
Certains services de support, comme le traitement des paiements, peuvent traiter des données limitées en dehors de l'UE. Dans ce cas, nous veillons à mettre en place des garanties appropriées. Vous trouverez les détails par prestataire dans notre Trust Center (ouvre dans une nouvelle fenêtre) et sur notre page Sous-traitants.
Lorsqu'une autorité demande des données
Si nous recevons une demande juridiquement contraignante d'une autorité publique, notre accord de traitement des données nous oblige à vous prévenir avant toute divulgation, sauf si la loi l'interdit. Nous vérifions si la demande est licite et quelle est sa portée, la contestons ou demandons des précisions lorsque cela est approprié et juridiquement possible, et ne divulguons que le minimum légalement exigé. Nous ne vendons jamais vos données e-mail et ne les utilisons jamais à des fins publicitaires ou de profilage sans rapport.
Nous contacter
Si vous avez une exigence de confidentialité particulière, une obligation de secret professionnel, ou une question sur la façon dont nous protégeons vos données, nous sommes là pour vous aider. Écrivez-nous à legal@lettermint.co.
Cette page est fournie à titre d'information. Elle explique notre approche de la confidentialité et ne constitue pas en soi un contrat. Les conditions contraignantes figurent dans un éventuel accord de confidentialité, notre accord de traitement des données et nos conditions générales.