Vertraulich

Bei Lettermint ist Vertraulichkeit kein Zusatz. Sie ist Teil davon, wie die Plattform gebaut und betrieben wird. Für viele unserer Kunden ist Vertraulichkeit nicht nur ein Wunsch, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wir nehmen das ernst, und wir können es belegen.

Diese Seite erklärt, wie wir mit Vertraulichkeit umgehen, was das für Kunden mit einer Verschwiegenheitspflicht bedeutet und wo Sie unsere Sicherheit und Compliance selbst überprüfen können.

Vertraulichkeit ist in unsere Arbeitsweise eingebaut

Wir sind eine in den Niederlanden ansässige Plattform für europäische E-Mail, mit Transactional, Broadcast und Inbound, gebaut und gehostet in der EU. Ihre E-Mail-Daten, einschließlich Nachrichteninhalt und Empfängerdaten, bleiben in unserer eigenen Infrastruktur. Der Zugriff darauf ist beschränkt, rollenbasiert und wird protokolliert.

Einige Dinge gelten bei uns standardmäßig:

• Immer verschlüsselt. Bei der Übertragung und im Ruhezustand.
• Mitarbeitende sind überprüft und unterschreiben Verschwiegenheit. Alle im Team haben ein Führungszeugnis (VOG) des niederländischen Justizministeriums.
• Niemand sieht mehr als nötig. Zugriff beschränkt auf Zustellung, Support, Sicherheit und Missbrauchsprävention, und protokolliert.
• E-Mail-Daten bleiben in der EU. Jeder Anbieter, der sie verarbeitet, sitzt in der EU, unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Dieselben Regeln für Lieferanten. Unterauftragsverarbeiter unterzeichnen dieselbe Verschwiegenheitspflicht wie wir.
• Nie für AI-Training genutzt. Kein AI-Training, keine AI-Dienste Dritter. Ob Sie Ihren eigenen Assistenten mit unserem MCP-Server verbinden, bleibt Ihre Entscheidung.

Wir sind nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, unsere Informationssicherheit wird also unabhängig auditiert und nicht nur versprochen. Die Zertifizierung deckt unsere gesamte E-Mail-Infrastruktur ab, vom Empfangen von E-Mails bis zum Verarbeiten und Versenden. Sie müssen uns nicht beim Wort nehmen: Unser Trust Center (wird in einem neuen Fenster geöffnet) zeigt unsere Sicherheitsmaßnahmen, Richtlinien, Compliance und unseren Zertifizierungsstatus und wird laufend überwacht.

Berufsgeheimnis

Einige unserer Kunden arbeiten in Berufen, in denen Vertraulichkeit gesetzlich vorgeschrieben ist. Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Ärzte und ähnliche Berufsgruppen unterliegen häufig einer Verschwiegenheitspflicht, die EU-weit strafrechtlich geschützt ist. In Deutschland, Österreich und der Schweiz kann das noch einen Schritt weiter gehen, sodass der Anbieter selbst sich schriftlich verpflichten muss, zum Beispiel nach § 203 StGB (wird in einem neuen Fenster geöffnet) in Deutschland, einer Verschwiegenheitsverpflichtung. Gesundheitseinrichtungen und Behörden unterliegen oft denselben Pflichten. Mehr dazu lesen Sie auf unseren Seiten zu E-Mail im Gesundheitswesen und E-Mail für den öffentlichen Sektor.

Diese Regeln verlangen in der Regel, dass der Berufsgeheimnisträger sicherstellt, dass auch jeder Anbieter, der auf geschützte Daten zugreifen könnte, zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Genau so arbeiten wir standardmäßig. Wenn Sie in dieser Situation sind oder Mandanten betreuen, die es sind, verstehen wir die Anforderung und unterstützen Sie gern dabei.

Wir können eine Verschwiegenheitsvereinbarung aufsetzen, die Ihre Verschwiegenheitspflicht abbildet, zusätzlich zu unserem standardmäßigen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie das benötigen, schreiben Sie uns an legal@lettermint.co und nennen Sie uns die geltende Pflicht, damit wir die Vereinbarung auf Ihre Situation abstimmen können.

Was Sie selbst steuern

Vertraulichkeit hängt nicht nur davon ab, was wir tun. Sie können sie selbst enger fassen:

• Blenden Sie Nachrichteninhalte im Dashboard aus, pro Projekt oder pro Route. Sobald das aktiv ist, sind Vorschau und Quelltext nicht mehr sichtbar. Siehe E-Mail-Inhalte ausblenden.
• Geben Sie Teammitgliedern und Kunden genau den Zugriff, den sie brauchen, mit rollenbasiertem Zugriff, damit eine Verschwiegenheitspflicht auch in Ihrer eigenen Organisation trägt.

Wie wir es belegen: unser Trust Center

Statt Sie um Vertrauen in eine Liste von Behauptungen zu bitten, machen wir unsere Sicherheitslage transparent. Unser Trust Center (wird in einem neuen Fenster geöffnet) gibt Ihnen einen aktuellen Einblick in unsere Sicherheit und Compliance, der fortlaufend gepflegt wird.

Im Trust Center können Sie einsehen:

• Unsere Zertifizierungen und die Standards, anhand derer wir geprüft werden.
• Die Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien, die wir umsetzen.
• Die Unterauftragsverarbeiter, auf die wir uns stützen, einschließlich ihrer Rolle und ihres Standorts.
• Den aktuellen Stand unserer Compliance, der automatisch aktualisiert wird.

Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Ihre E-Mail-Daten werden ausschließlich auf Infrastruktur in Amsterdam und Deutschland innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Für die Erbringung des Dienstes verlagern wir Ihre Nachrichteninhalte und Empfängerdaten nicht aus unserer eigenen EU-Infrastruktur heraus.

Der Standort allein sagt noch nicht alles. Ein Anbieter, der von außerhalb der EU gehalten oder gesteuert wird, kann nach ausländischem Recht wie dem US CLOUD Act zur Herausgabe von Daten gezwungen werden, ganz gleich, wo seine Server stehen. Genau dort hört eine Verschwiegenheitspflicht auf, durchsetzbar zu sein. Lettermint ist ein europäisches Unternehmen mit eigenem Netz und eigenen IP-Bereichen (AS213427), ohne Muttergesellschaft und ohne Hyperscaler außerhalb der EU im Weg Ihrer E-Mail-Daten.

Einige unterstützende Dienste, etwa die Zahlungsabwicklung, verarbeiten gelegentlich begrenzte Daten außerhalb der EU. Wenn das geschieht, sorgen wir für angemessene Garantien. Die Details je Anbieter finden Sie in unserem Trust Center (wird in einem neuen Fenster geöffnet) und auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter.

Wenn eine Behörde Daten verlangt

Erhalten wir eine rechtsverbindliche Anfrage einer Behörde, verpflichtet uns unser Auftragsverarbeitungsvertrag, Sie vor einer Offenlegung zu informieren, sofern das Gesetz das nicht verbietet. Wir prüfen, ob die Anfrage rechtmäßig ist und wie weit sie reicht, widersprechen ihr oder bitten um Klarstellung, wo das angemessen und rechtlich möglich ist, und legen nur das Minimum offen, zu dem wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir verkaufen Ihre E-Mail-Daten niemals und verwenden sie niemals für Werbung oder sachfremdes Profiling.

Kontakt aufnehmen

Wenn Sie eine bestimmte Vertraulichkeitsanforderung, eine Verschwiegenheitspflicht oder eine Frage dazu haben, wie wir Ihre Daten schützen, helfen wir Ihnen gern. Schreiben Sie uns an legal@lettermint.co.

Diese Seite dient der Information. Sie erläutert unseren Umgang mit Vertraulichkeit und begründet für sich genommen keinen Vertrag. Die verbindlichen Bedingungen ergeben sich aus einer etwaigen Verschwiegenheitsvereinbarung, unserem Auftragsverarbeitungsvertrag und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.