Deze pagina is een vertaling die we voor het gemak aanbieden. Als er een verschil is tussen deze vertaling en de Engelse versie, geldt de officiële Engelse versie.
Bij Lettermint is vertrouwelijkheid geen extra. Het zit verweven in hoe het platform is gebouwd en draait. Voor veel van onze klanten is data vertrouwelijk houden niet alleen een wens, maar een wettelijke plicht. Wij nemen dat serieus, en we kunnen het aantonen.
Deze pagina legt uit hoe wij met vertrouwelijkheid omgaan, wat het betekent voor klanten die gebonden zijn aan een beroepsgeheim, en waar je onze beveiliging en compliance zelf kunt controleren.
Vertrouwelijkheid zit ingebouwd in hoe wij werken
Wij zijn een Nederlands platform voor Europese e-mail, met transactional, broadcast en inbound e-mail, gebouwd en gehost in de EU. Je e-maildata, waaronder de inhoud van berichten en ontvangergegevens, blijft binnen onze eigen infrastructuur. De toegang ertoe is beperkt, rolgebaseerd en wordt gelogd.
Een paar dingen die standaard gelden:
- Altijd versleuteld. Tijdens verzending en in opslag.
- Medewerkers zijn gescreend en tekenen geheimhouding. Iedereen in het team heeft een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van het ministerie van Justitie.
- Niemand ziet meer dan nodig. Toegang beperkt tot bezorging, support, beveiliging en misbruikpreventie, en vastgelegd.
- E-maildata blijft in de EU. Elke leverancier die het verwerkt zit in de EU, onder een verwerkersovereenkomst.
- Leveranciers volgen dezelfde regels. Subverwerkers tekenen dezelfde geheimhoudingsplicht als wij.
- Nooit gebruikt om AI te trainen. Geen AI-training, geen AI-diensten van derden. Je eigen assistent koppelen aan onze MCP-server blijft jouw keuze.
We zijn gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022, dus onze informatiebeveiliging wordt onafhankelijk geauditeerd en niet alleen beloofd. De certificering dekt onze volledige e-mailinfrastructuur, van het ontvangen van e-mails tot het verwerken en verzenden ervan. Je hoeft ons niet op ons woord te geloven: ons Trust Center (opent in een nieuw venster) toont onze beveiligingsmaatregelen, beleid, compliance en certificeringsstatus, en wordt continu gemonitord.
Beroepsgeheim
Sommige van onze klanten werken in beroepen waar vertrouwelijkheid wettelijk verplicht is. Belastingadviseurs, advocaten, accountants, artsen en vergelijkbare beroepen zijn vaak gebonden aan een beroepsgeheim, dat in de hele EU strafrechtelijk wordt beschermd. In Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland kan dit een stap verder gaan en wordt de leverancier zelf gevraagd zich schriftelijk te binden, bijvoorbeeld onder § 203 StGB (opent in een nieuw venster) in Duitsland, een Verschwiegenheitsverpflichtung. Zorgaanbieders en overheidsorganisaties hebben vaak dezelfde verplichtingen. Lees meer over e-mail voor de zorg en e-mail voor de overheid.
Die regels verplichten de beroepsbeoefenaar meestal om ervoor te zorgen dat elke leverancier die bij beschermde data kan, ook aan geheimhouding gebonden is. Zo werken wij standaard. Zit je in die situatie, of bedien je klanten die daarin zitten, dan begrijpen we de eis en zijn we klaar om je te ondersteunen.
We kunnen een geheimhoudingsovereenkomst opstellen die aansluit op jouw beroepsgeheim, naast onze standaard verwerkersovereenkomst. Heb je dit nodig, neem dan contact op via legal@lettermint.co en geef aan welke verplichting van toepassing is, zodat we de overeenkomst op jouw situatie kunnen afstemmen.
Wat jij zelf bepaalt
Vertrouwelijkheid gaat niet alleen over wat wij doen. Je kunt het zelf strakker zetten:
- Verberg de inhoud van berichten in je dashboard, per project of per route. Zodra dat aanstaat, zijn de preview en de broncode niet meer zichtbaar. Zie e-mailinhoud verbergen.
- Geef teamleden en klanten precies de toegang die ze nodig hebben met rolgebaseerde toegang, zodat een beroepsgeheim ook binnen je eigen organisatie standhoudt.
Hoe we het aantonen: ons Trust Center
In plaats van je een lijst beweringen te laten geloven, maken we onze beveiliging inzichtelijk. Ons Trust Center (opent in een nieuw venster) geeft je een live beeld van onze beveiliging en compliance, dat continu wordt bijgewerkt.
In het Trust Center kun je het volgende bekijken:
- Onze certificeringen en de standaarden waarop we worden getoetst.
- De beveiligingsmaatregelen en het beleid die we hanteren.
- De subverwerkers waar we mee werken, inclusief hun rol en locatie.
- De actuele staat van onze compliance, die automatisch wordt bijgehouden.
Waar je data wordt verwerkt
Je e-maildata wordt uitsluitend verwerkt op infrastructuur in Amsterdam en Duitsland, binnen de Europese Unie. We verplaatsen de inhoud van je berichten en je ontvangergegevens niet buiten onze eigen EU-infrastructuur om de dienst te leveren.
De locatie alleen zegt niet alles. Een leverancier die van buiten de EU wordt bezeten of aangestuurd, kan onder buitenlands recht zoals de Amerikaanse CLOUD Act worden gedwongen data af te geven, waar de servers ook staan. Precies daar houdt een beroepsgeheim op afdwingbaar te zijn. Lettermint is een Europees bedrijf met een eigen netwerk en eigen IP-ranges (AS213427), zonder moederbedrijf en zonder hyperscaler buiten de EU in het pad van je e-maildata.
Sommige ondersteunende diensten, zoals betaalverwerking, verwerken soms beperkt data buiten de EU. Als dat gebeurt, zorgen we voor passende waarborgen. De details per leverancier vind je in ons Trust Center (opent in een nieuw venster) en op onze subverwerkers-pagina.
Als een autoriteit om data vraagt
Krijgen we een juridisch bindend verzoek van een overheidsinstantie, dan verplicht onze verwerkersovereenkomst ons om je te informeren voordat we iets afgeven, tenzij de wet dat verbiedt. We toetsen of het verzoek rechtmatig is en hoe ver het reikt, betwisten het of vragen om opheldering waar dat gepast en juridisch mogelijk is, en geven alleen het minimum af dat we wettelijk moeten afgeven. We verkopen je e-maildata nooit en gebruiken die nooit voor advertenties of ongerelateerde profilering.
Neem contact op
Heb je een specifieke vertrouwelijkheidseis, een beroepsgeheim, of een vraag over hoe we je data beschermen, dan helpen we je graag. Neem contact op via legal@lettermint.co.
Deze pagina is bedoeld ter informatie. Hij legt onze aanpak van vertrouwelijkheid uit en vormt op zichzelf geen overeenkomst. De bindende voorwaarden staan in een eventuele geheimhoudingsovereenkomst, onze verwerkersovereenkomst en onze algemene voorwaarden.