Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Lettermint B.V. ("Lettermint", "we", "wij", "ons" of "onze") persoonsgegevens verzamelt en verwerkt wanneer je onze website bezoekt, een Lettermint-account aanmaakt of gebruikt, met ons communiceert of op een andere manier met ons bedrijf te maken hebt.

Lettermint B.V. is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99337711 en statutair gevestigd aan de Willemsvaart 16 B, 8019 AB Zwolle, Nederland.

Voor privacyvragen of -verzoeken kun je contact met ons opnemen via legal@lettermint.co.

1. Reikwijdte en onze rollen

Dit privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens waarvoor Lettermint het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt. Hieronder vallen persoonsgegevens met betrekking tot onze website, accounts, facturering, sales, support, beveiliging, productanalyse, compliance en zakelijke relaties ("Zakelijke Relatiegegevens").

Wanneer een klant Lettermint gebruikt om e-mail te verzenden, ontvangen, opslaan, routeren of anderszins te verwerken, bepaalt de klant normaal gesproken het doel en de essentiële middelen van die verwerking. Voor die persoonsgegevens treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke en Lettermint als verwerker, of als subverwerker wanneer de klant zelf als verwerker optreedt. Dit omvat e-mailinhoud, bijlagen, identificatiegegevens van afzenders en ontvangers, headers, routeringsinformatie, bezorg- en interactie-events, suppressiegegevens en bijbehorende technische metadata ("E-mailgegevens").

Onze verwerking van E-mailgegevens en andere persoonsgegevens namens klanten wordt geregeld door onze verwerkersovereenkomst, niet primair door dit privacybeleid.

Heb je een e-mail ontvangen die via Lettermint is verzonden en gaat je verzoek over het gebruik van jouw persoonsgegevens door de afzender, neem dan in eerste instantie contact op met de afzender of de betreffende Lettermint-klant. Artikel 13 licht dit verder toe.

2. Persoonsgegevens die we als verwerkingsverantwoordelijke verzamelen

Welke persoonsgegevens we verzamelen, hangt af van hoe je met ons te maken hebt.

2.1 Account- en identiteitsgegevens

We kunnen verzamelen:

• je naam;
• zakelijk e-mailadres en andere zakelijke contactgegevens;
• gebruikersnaam of identificatie van je account;
• gegevens over organisatie, team, functietitel en rol;
• inloggegevens en accountbeveiligingsinstellingen;
• gegevens over meerfactorauthenticatie en inloggen;
• accountvoorkeuren, taal en communicatievoorkeuren; en
• informatie over uitnodigingen, lidmaatschappen, permissies en beheeracties binnen een Lettermint-account.

2.2 Abonnements-, facturerings- en betaalgegevens

We kunnen verzamelen:

• factuurnaam en -adres;
• bedrijfs- en belastinggegevens;
• status van abonnement, plan, facturen, credits en betalingen;
• transactiereferenties en betaalgeschiedenis; en
• beperkte informatie over betaalmethoden die onze betaalprovider aan ons beschikbaar stelt, zoals het kaartmerk, de vervaldatum en de laatste cijfers van een betaalkaart.

Volledige kaartnummers en beveiligingscodes worden verwerkt door Stripe. We slaan die volledige betaalgegevens zelf niet op.

2.3 Sales-, support- en communicatiegegevens

Wanneer je contact met ons opneemt, informatie opvraagt, een supportverzoek indient, deelneemt aan een gesprek of op een andere manier met ons communiceert, kunnen we verwerken:

• je contactgegevens;
• de organisatie die je vertegenwoordigt;
• de inhoud en context van de communicatie;
• supportgeschiedenis, probleemoplossingsinformatie en correspondentie;
• feedback, antwoorden op enquêtes en productverzoeken; en
• informatie die nodig is om een commerciële vraag op te volgen of onze relatie met jou te beheren.

Supportcommunicatie kan E-mailgegevens of andere persoonsgegevens bevatten waarover onze klant zeggenschap heeft. Voor zover we die informatie uitsluitend verwerken om de Diensten namens de klant te leveren, geldt de verwerkersovereenkomst.

2.4 Technische, gebruiks- en beveiligingsgegevens

Wanneer je onze website bezoekt of de Lettermint-applicatie gebruikt, kunnen we verzamelen:

• IP-adres;
• kenmerken van browser, besturingssysteem en apparaat;
• het land of de regio bij benadering, afgeleid van je IP-adres;
• verwijzende pagina of URL;
• data en tijdstippen van toegang;
• gebruikte pagina's, schermen en productfuncties;
• sessie-, authenticatie- en accountactiviteit;
• applicatie- en API-activiteit;
• technische fouten, diagnostische gegevens en prestatie-informatie; en
• signalen met betrekking tot beveiliging, fraudepreventie en misbruik.

We gebruiken deze informatie niet om advertentieprofielen op te bouwen en verkopen geen gedragsgegevens voor advertenties.

2.5 Marketingvoorkeuren

We kunnen je e-mailadres, organisatie, communicatievoorkeuren, toestemmingsregistraties, uitschrijfstatus en informatie over relevante interacties met onze communicatie verwerken.

2.6 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

We vragen niet bewust om bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsinformatie, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, biometrische gegevens of informatie over ras of etnische afkomst, voor accountbeheer, facturering, sales of marketing.

Klantcontent en supportcommunicatie kunnen niettemin bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten, of persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Waar Lettermint dergelijke gegevens via de Diensten namens een klant verwerkt, is de klant ervoor verantwoordelijk dat de verwerking rechtmatig is en met passende waarborgen is omkleed, en verwerkt Lettermint de gegevens in overeenstemming met de verwerkersovereenkomst. Neem je dergelijke informatie vrijwillig op in directe communicatie met Lettermint, dan verwerken we die alleen waar en zolang dat nodig is om de communicatie af te handelen, juridische rechten te beschermen of aan de wet te voldoen. Verstrek dergelijke informatie alsjeblieft alleen als het echt nodig is.

3. Bronnen van persoonsgegevens

We verkrijgen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van jou wanneer je een account aanmaakt, de Diensten gebruikt, een betaling doet, contact met ons opneemt of je voorkeuren aanpast;
• van je organisatie, een accounteigenaar, beheerder of collega wanneer die een account aanmaakt of beheert, je uitnodigt, permissies toewijst of je zakelijke contactgegevens verstrekt;
• automatisch van je apparaat, browser, accountactiviteit en je gebruik van onze website of applicatie;
• van betaal-, authenticatie-, beveiligings- en andere dienstverleners waar dat nodig is om onze Diensten te leveren en te beschermen; en
• van klanten of andere zakelijke contacten wanneer zij je opnemen in communicatie over support, beveiliging, contracten of beheer.

Ontvangen we persoonsgegevens indirect, dan gebruiken we die alleen voor doeleinden die verenigbaar zijn met de context waarin ze zijn verstrekt en voor zover toegestaan door toepasselijk recht.

4. Hoe en waarom we persoonsgegevens gebruiken

We verwerken Zakelijke Relatiegegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden.

Waar we ons baseren op gerechtvaardigde belangen, beoordelen we of de verwerking noodzakelijk is en wegen we onze belangen af tegen de rechten en vrijheden van de betrokken personen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen zoals beschreven in artikel 12.

Waar we ons baseren op toestemming, kun je die toestemming op elk gewenst moment intrekken. Intrekking doet geen afbreuk aan verwerking die vóór de intrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden.

5. Informatie die nodig is om de Diensten te gebruiken

Bepaalde account-, authenticatie-, zakelijke contact- en factureringsgegevens zijn nodig om een account aan te maken en te beheren, een betaald abonnement te leveren, een betaling te verwerken, de Diensten te beveiligen of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Verstrek je vereiste informatie niet, dan kunnen we mogelijk je account niet aanmaken of onderhouden, een transactie niet verwerken, de betreffende Diensten niet leveren of niet reageren op een verzoek.

Informatie die wordt gevraagd voor optionele enquêtes, productfeedback of niet-essentiële marketing is vrijwillig.

6. AI-ondersteunde verwerking

Lettermint gebruikt door kunstmatige intelligentie ondersteunde natuurlijke-taalverwerking voor beperkte interne doeleinden:

• het triëren van en opstellen van conceptreacties op supportverzoeken; en
• het detecteren, onderzoeken en afhandelen van vermoed misbruik van de Diensten.

We gebruiken hiervoor momenteel Mistral AI. We minimaliseren de ingediende informatie en gebruiken voor deze dienst een Europese verwerkingsregio.

Mistral AI is contractueel beperkt en zo geconfigureerd dat de door Lettermint ingediende persoonsgegevens, prompts en gegenereerde output niet worden gebruikt voor modeltraining, finetuning, onderzoek, verbetering op basis van feedback, advertenties of andere zelfstandige doeleinden van Mistral AI.

Door AI gegenereerde output wordt beoordeeld door bevoegd Lettermint-personeel en vormt op zichzelf niet de enige basis voor een permanente accountschorsing, beëindiging of een andere wezenlijk nadelige maatregel. We kunnen tijdelijke geautomatiseerde maatregelen toepassen waar dat redelijkerwijs nodig is om een acuut beveiligings-, misbruik-, juridisch of bezorgingsrisico in te dammen, maar die maatregelen zijn onderworpen aan spoedige menselijke beoordeling.

We gebruiken deze AI-ondersteunde verwerking niet om over personen besluiten te nemen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Waar de verwerkte informatie Zakelijke Relatiegegevens betreft, treedt Lettermint op als verwerkingsverantwoordelijke onder dit privacybeleid. Waar de informatie E-mailgegevens of andere door de klant beheerde persoonsgegevens betreft die namens een klant worden verwerkt, geldt de verwerkersovereenkomst en treedt de AI-provider op als subverwerker.

7. Cookies, analytics en vergelijkbare technologieën

Onze marketingwebsite plaatst geen cookies. We kunnen beperkte website-analytics verzamelen op een cookieloze manier, zonder een cookie op je apparaat op te slaan.

Binnen de Lettermint-applicatie:

• kan Stripe cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken waar dat nodig is voor veilige betalingsverwerking en fraudepreventie;
• kan PostHog cookies of vergelijkbare identifiers gebruiken voor productanalyse; en
• verwerkt onze zelf gehoste tooling voor foutmonitoring beperkte technische en diagnostische informatie om de betrouwbaarheid van de applicatie op peil te houden.

Meer details vind je in ons cookiebeleid.

Waar toepasselijk recht toestemming vereist voor niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën, vragen we die toestemming voordat we ze gebruiken.

8. Hoe we persoonsgegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens. We verstrekken geen persoonsgegevens aan adverteerders voor gedragsgerichte advertenties.

We kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers waar dat nodig is voor de doeleinden in dit privacybeleid:

8.1 Dienstverleners

We gebruiken dienstverleners voor activiteiten zoals:

• betalingsverwerking en fraudepreventie, waaronder Stripe;
• productanalyse, waaronder PostHog;
• AI-ondersteunde support en misbruikafhandeling, waaronder Mistral AI;
• beveiligings- en compliancebeheer, waaronder Vanta en Aikido;
• boekhouding en financiële administratie, waaronder Exact, Denovit en onze accountant;
• interne samenwerking en issuebeheer, waaronder Slack en Linear; en
• softwareontwikkeling, versiebeheer en deployment, waaronder GitHub.

Dienstverleners mogen alleen de persoonsgegevens verwerken die redelijkerwijs nodig zijn voor hun rol en zijn onderworpen aan contractuele, geheimhoudings-, beveiligings- en gegevensbeschermingsvereisten waar van toepassing.

Onze actuele providerinformatie vind je op onze subverwerkerspagina. Die pagina maakt onderscheid tussen providers die betrokken zijn bij het leveren van de Diensten en providers voor de algemene bedrijfsvoering.

8.2 Professionele adviseurs

We kunnen relevante informatie verstrekken aan advocaten, auditors, accountants, verzekeraars, consultants en andere professionele adviseurs waar dat redelijkerwijs nodig is en met inachtneming van passende geheimhoudingsverplichtingen.

8.3 Autoriteiten en juridische ontvangers

We kunnen persoonsgegevens verstrekken waar dat wordt vereist door de wet, een rechter of een bevoegde autoriteit, of waar dat redelijkerwijs nodig is om:

• te voldoen aan een bindend juridisch verzoek;
• de rechten, veiligheid en beveiliging van Lettermint, onze klanten, ontvangers of anderen te beschermen;
• fraude, misbruik, beveiligingsincidenten of onrechtmatige activiteiten te onderzoeken; of
• juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

8.4 Bedrijfstransacties

Is Lettermint betrokken bij een fusie, overname, herstructurering, financiering, insolventie of overdracht van (een deel van) haar bedrijf of activa, dan kunnen relevante persoonsgegevens worden verstrekt aan potentiële of daadwerkelijke partijen en hun adviseurs, met inachtneming van passende geheimhoudings- en gegevensbeschermingswaarborgen.

9. Internationale doorgiften van gegevens

Lettermint is gevestigd in Nederland.

E-mailgegevens die worden gehost, opgeslagen, gerouteerd of verwerkt als onderdeel van Lettermints kerninfrastructuur voor e-mailbezorging blijven binnen de Europese Unie (EU). Bij het normale leveren van de Diensten worden e-mails verzonden naar ontvangende systemen die de klant kiest. Die ontvangende systemen kunnen zich buiten de EU bevinden, ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dergelijke door de klant geïnitieerde bezorging is iets anders dan het hosten of intern verwerken van E-mailgegevens door Lettermint buiten de EU.

Sommige providers die we gebruiken voor facturering, samenwerking, ontwikkeling en andere bedrijfsactiviteiten kunnen Zakelijke Relatiegegevens buiten de EER verwerken. Afhankelijk van de provider en de bestemming baseren we ons op waarborgen zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;
• aanvullende contractuele, organisatorische of technische waarborgen; of
• een ander geldig doorgiftemechanisme dat beschikbaar is onder toepasselijk gegevensbeschermingsrecht.

Je kunt meer informatie opvragen over de waarborgen die relevant zijn voor jouw persoonsgegevens via legal@lettermint.co. We kunnen commercieel vertrouwelijke of beveiligingsgevoelige informatie weglakken uit kopieën van contractuele waarborgen waar de wet dat toestaat.

10. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, waaronder het leveren van de Diensten, het waarborgen van beveiliging en verantwoording, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het vaststellen of verdedigen van juridische claims.

Verschillende categorieën gegevens kennen verschillende bewaartermijnen of criteria:

Waar persoonsgegevens onder een legal hold of een verplichte bewaarplicht vallen, kunnen we ze gedurende de vereiste periode bewaren en afschermen van niet-gerelateerde verwerking.

11. Beveiliging

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging, wijziging of verstrekking.

Onze maatregelen omvatten, waar passend, toegangsbeheer, versleuteling, logging en monitoring, kwetsbaarhedenbeheer, veilige ontwikkelpraktijken, incidentrespons, back-ups, leveranciersbeheer en geheimhouding en training van personeel.

Meer informatie over ons beveiligingsprogramma vind je in ons Trust Center.

Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig zonder risico. Je bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je inloggegevens, apparaten, integraties en accountconfiguratie en voor het onmiddellijk melden van vermoedelijk ongeoorloofde toegang tot je account.

12. Je privacyrechten

Afhankelijk van het toepasselijke recht en de omstandigheden heb je mogelijk het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• correctie te vragen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bepaalde persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen;
• te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerking voor direct marketing;
• toestemming te allen tijde in te trekken waar de verwerking op toestemming is gebaseerd; en
• informatie te ontvangen over, en waar van toepassing bezwaar te maken tegen, volledig geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Deze rechten zijn niet absoluut. We kunnen een verzoek weigeren of beperken wanneer een uitzondering van toepassing is, wanneer we wettelijk verplicht zijn informatie te bewaren, of wanneer het inwilligen van het verzoek nadelige gevolgen zou hebben voor de rechten en vrijheden van anderen.

Om je rechten uit te oefenen, neem je contact op via legal@lettermint.co. Accountgebruikers kunnen ook de beschikbare account- en data-exportfunctionaliteit binnen de Diensten gebruiken.

We kunnen informatie opvragen die nodig is om je identiteit en bevoegdheid te verifiëren voordat we een verzoek inwilligen. We reageren binnen de termijn die het toepasselijke recht voorschrijft en laten het je weten als een verlenging is toegestaan en nodig is.

Direct marketing

Je kunt je op elk gewenst moment afmelden voor marketing-e-mails via de uitschrijflink in het bericht of door contact met ons op te nemen. Communicatie over service, beveiliging, facturering en andere niet-promotionele zaken die nodig zijn om je account of relatie te beheren, kan doorgaan.

13. Verzoeken over e-mails die door onze klanten zijn verzonden

Heb je een e-mail ontvangen die via Lettermint is verzonden, dan is de afzender of de betreffende Lettermint-klant normaal gesproken de verwerkingsverantwoordelijke die bepaalt waarom jouw persoonsgegevens worden verwerkt en die op je verzoek moet reageren.

Verzoeken over zaken zoals:

• waarom een e-mail naar jou is verzonden;
• toestemming of een andere rechtsgrond die de afzender gebruikt;
• correctie of verwijdering van een adres in de systemen van de afzender;
• marketingvoorkeuren of uitschrijfverzoeken; of
• de bewaring of het gebruik van jouw informatie door de afzender

kun je normaal gesproken het beste aan de afzender richten.

Stuur je zo'n verzoek toch naar Lettermint, dan kunnen we informatie opvragen die nodig is om de betreffende klant of het bericht te identificeren en het verzoek naar die klant doorsturen. We staan onze klant bij in overeenstemming met de verwerkersovereenkomst waar dat vereist is.

Dit belet je niet om rechtstreeks contact op te nemen met Lettermint over verwerking waarvoor Lettermint zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, zoals onze eigen account-, website-, facturerings-, support-, beveiligings- of marketingactiviteiten.

14. Kinderen

De account- en beheerdiensten van Lettermint zijn bedoeld voor bedrijven en professionele gebruikers en zijn niet gericht op kinderen.

We staan het kinderen niet bewust toe een zakelijk account aan te maken of te beheren. E-mails van klanten en andere klantcontent kunnen niettemin persoonsgegevens van kinderen bevatten. In die gevallen treedt de betreffende klant op als verwerkingsverantwoordelijke en is die ervoor verantwoordelijk dat de verwerking rechtmatig is. Lettermint verwerkt de gegevens in overeenstemming met de instructies van de klant en de verwerkersovereenkomst.

15. Klachten

Neem eerst contact met ons op via legal@lettermint.co, zodat we je zorg kunnen onderzoeken en oplossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Omdat Lettermint in Nederland is gevestigd, is de Nederlandse toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit in het EER-land waar je woont, werkt of waar volgens jou een inbreuk heeft plaatsgevonden.

Informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid bijwerken om aan te sluiten bij veranderingen in wetgeving, richtsnoeren van toezichthouders, onze Diensten, providers of verwerkingsactiviteiten. Bij wijzigingen werken we de revisiedatum bij.

Heeft een wijziging wezenlijke gevolgen voor de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de ontvangers, internationale doorgiften, bewaarpraktijken of de manier waarop personen hun rechten kunnen uitoefenen, dan geven we daarover passend bericht, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding in de applicatie. Kleine redactionele, opmaak- of niet-wezenlijke correcties kunnen zonder afzonderlijk bericht worden gepubliceerd.

17. Contact

Voor vragen, zorgen of privacyverzoeken kun je contact opnemen met:

Lettermint B.V.
Willemsvaart 16 B
8019 AB Zwolle
Nederland

E-mail: legal@lettermint.co