Wat is greylisting en waarom komt mail niet direct aan?

Heb je wel eens gemerkt dat sommige e-mails pas na enkele minuten of zelfs uren aankomen? Grote kans dat je te maken hebt met greylisting. Deze antispam-techniek wordt door veel mailservers gebruikt om spam tegen te gaan, maar kan legitieme transactional e-mails vertragen. Bij Lettermint zorgen we dat je e-mails ondanks greylisting zo snel mogelijk aankomen. In dit artikel leggen we uit wat greylisting precies is en hoe wij ermee omgaan.

Wat is greylisting

Greylisting is een methode die sommige ontvangende mailservers gebruiken om spam te bestrijden. Vooral kleinere e-mailproviders, bedrijfsservers en instellingen zoals universiteiten gebruiken dit. Grote providers zoals Gmail en Outlook passen het minder vaak toe. Wanneer deze servers een e-mail ontvangen van een nieuwe of onbekende combinatie van afzender en ontvanger, kunnen ze besluiten de e-mail tijdelijk te weigeren. De server stuurt dan een bericht terug met de vraag om het later opnieuw te proberen.

Waarom werkt dit? Spammers versturen miljoenen e-mails en hebben geen tijd om afgewezen berichten (greylisted) opnieuw te proberen. Legitieme mailservers zoals Lettermint doen dit wel automatisch. In het Lettermint dashboard zie je dit terug als een "Delayed" status.

Hoe werkt greylisting precies

We weten nu dat ontvangende mailservers e-mails tijdelijk kunnen weigeren. Maar hoe bepalen ze welke e-mails? Bij greylisting houdt de server een lijst bij met drie gegevens, ook wel een "triplet" genoemd:

1. Het IP-adres van de verzendende server
2. Het e-mailadres van de afzender
3. Het e-mailadres van de ontvanger

Wanneer een nieuwe combinatie van deze drie gegevens binnenkomt, kan de mailserver van de ontvanger besluiten de e-mail tijdelijk te weigeren met het bericht "probeer het later opnieuw". De mailserver van de ontvanger onthoudt deze combinatie en start een wachttijd van meestal 1 tot 15 minuten.

Na deze wachtperiode accepteert de mailserver van de ontvanger e-mails van dezelfde combinatie wel. Een succesvolle aflevering plaatst de afzender vaak op een whitelist, waardoor toekomstige e-mails met deze combinatie direct worden geaccepteerd. Spammers wachten deze tijd niet af, waardoor hun e-mails automatisch worden uitgefilterd.

Impact van greylisting op e-mailbezorging

Voor normale e-mailverkeer of broadcast e-mails is een vertraging van enkele minuten vaak geen probleem. Bij transactional e-mails ligt dat anders. Een klant die een wachtwoord reset aanvraagt, verwacht deze binnen seconden in de inbox. Een vertraging van 15 minuten kan leiden tot frustratie.

Verschillende providers, verschillende regels

Niet alle e-mailproviders gebruiken greylisting even veel. Grote providers zoals Gmail en Outlook passen het zelden toe. Maar kleinere providers, bedrijfsservers en eigen mailservers gebruiken het juist vaak. Vooral overheidsinstellingen, onderwijsinstellingen en bedrijven met strenge beveiligingseisen werken met greylisting. De wachttijd loopt uiteen van enkele minuten tot een uur.

Hoe Lettermint omgaat met greylisting

Greylisting hoeft geen probleem te zijn voor je e-mails. Bij Lettermint zorgen we dat je mail ondanks deze vertragingen toch snel aankomt, zoals je kunt zien aan onze Time to Inbox statistieken.

We detecteren automatisch greylisting en kennen van veel ontvangende mailservers de wachttijden. Hierdoor kunnen we precies op het juiste moment opnieuw versturen en de vertraging minimaliseren. Daarnaast heeft onze infrastructuur al een goede reputatie bij mailservers. Omdat greylisting kijkt naar het IP-adres van de verzender en onze servers al bekend zijn, komt greylisting bij Lettermint minder vaak voor.

Tips om greylisting te minimaliseren

Hoewel Lettermint veel voor je regelt, zijn er enkele dingen die je zelf kunt doen om greylisting te verminderen:

1. Gebruik een vast afzenderadres. Wissel niet constant tussen verschillende e-mailadressen. Gebruik bijvoorbeeld altijd hetzelfde info@jouwdomein.nl of hello@jouwdomein.nl adres voor transactional e-mails. Elke nieuwe combinatie van afzender en ontvanger moet namelijk opnieuw door het greylisting proces.
2. Zorg voor correcte DNS configuratie. Een goed ingestelde SPF, DKIM en DMARC zorgt voor meer vertrouwen bij ontvangende servers. Dit kan helpen om sneller op whitelists te komen.
3. Start geleidelijk met nieuwe e-mailadressen. Begin je vanaf een nieuw e-mailadres te versturen? Start dan met lage volumes en bouw geleidelijk op. Dit voorkomt dat je direct als verdacht wordt gezien door ontvangende servers.

Conclusie

Greylisting is een antispam techniek die helaas ook legitieme e-mails kan vertragen. Met Lettermint hoef je je hier weinig zorgen over te maken. Onze slimme verzendpogingen en goede reputatie zorgen dat je e-mails ondanks greylisting snel aankomen.

Door een vast afzenderadres te gebruiken, je DNS correct in te stellen en geleidelijk op te bouwen met nieuwe e-mailadressen, minimaliseer je de impact nog verder. Zo blijven je transactional e-mails betrouwbaar en snel, precies zoals je klanten verwachten.