Was ist Greylisting und warum kommt E-Mail nicht sofort an?

Haben Sie schon einmal bemerkt, dass manche E-Mails erst nach einigen Minuten oder sogar Stunden ankommen? Wahrscheinlich haben Sie es mit Greylisting zu tun. Diese Antispam-Technik wird von vielen Mailservern verwendet, um Spam zu blockieren, kann aber auch legitime Transactional E-Mails verzögern. Bei Lettermint sorgen wir dafür, dass Ihre E-Mails trotz Greylisting so schnell wie möglich ankommen. In diesem Artikel erklären wir, was Greylisting ist und wie wir damit umgehen.

Was ist Greylisting

Greylisting ist eine Methode, die manche empfangenden Mailserver verwenden, um Spam zu bekämpfen. Sie wird hauptsächlich von kleineren E-Mail-Anbietern, Unternehmensservern und Einrichtungen wie Universitäten eingesetzt. Große Anbieter wie Gmail und Outlook nutzen sie seltener. Wenn diese Server eine E-Mail von einer neuen oder unbekannten Kombination aus Absender und Empfänger erhalten, können sie entscheiden, die E-Mail vorübergehend abzulehnen. Der Server sendet dann eine Nachricht zurück mit der Bitte, es später erneut zu versuchen.

Warum funktioniert das? Spammer versenden Millionen von E-Mails und haben keine Zeit, abgelehnte Nachrichten (greylistet) erneut zu senden. Legitime Mailserver wie Lettermint versuchen es automatisch erneut. Im Lettermint Dashboard sehen Sie dies als "Delayed" Status.

Wie funktioniert Greylisting genau

Wir wissen jetzt, dass empfangende Mailserver E-Mails vorübergehend ablehnen können. Aber wie entscheiden sie, welche E-Mails? Bei Greylisting führt der Server eine Liste mit drei Informationen, auch "Triplet" genannt:

1. Die IP-Adresse des sendenden Servers
2. Die E-Mail-Adresse des Absenders
3. Die E-Mail-Adresse des Empfängers

Wenn eine neue Kombination dieser drei ankommt, kann der Mailserver des Empfängers entscheiden, die E-Mail vorübergehend mit der Nachricht "bitte später erneut versuchen" abzulehnen. Der Mailserver des Empfängers merkt sich diese Kombination und startet eine Wartezeit von normalerweise 1 bis 15 Minuten.

Nach dieser Wartezeit akzeptiert der Mailserver des Empfängers E-Mails von derselben Kombination. Eine erfolgreiche Zustellung setzt den Absender oft auf eine Whitelist, sodass zukünftige E-Mails mit dieser Kombination sofort akzeptiert werden. Spammer warten diese Zeit nicht ab, wodurch ihre E-Mails automatisch herausgefiltert werden.

Auswirkungen von Greylisting auf die E-Mail-Zustellung

Für normalen E-Mail-Verkehr oder Broadcast E-Mails ist eine Verzögerung von wenigen Minuten oft kein Problem. Bei Transactional E-Mails ist das anders. Ein Kunde, der ein Passwort zurücksetzen möchte, erwartet die E-Mail innerhalb von Sekunden im Posteingang. Eine Verzögerung von 15 Minuten kann zu Frustration führen.

Verschiedene Anbieter, verschiedene Regeln

Nicht alle E-Mail-Anbieter nutzen Greylisting gleich häufig. Große Anbieter wie Gmail und Outlook wenden es selten an. Aber kleinere Anbieter, Unternehmensserver und eigene Mailserver nutzen es oft. Besonders Behörden, Bildungseinrichtungen und Unternehmen mit strengen Sicherheitsanforderungen arbeiten mit Greylisting. Die Wartezeit reicht von wenigen Minuten bis zu einer Stunde.

Wie Lettermint mit Greylisting umgeht

Greylisting muss kein Problem für Ihre E-Mails sein. Bei Lettermint sorgen wir dafür, dass Ihre E-Mails trotz dieser Verzögerungen schnell ankommen, wie Sie an unseren Time to Inbox Statistiken sehen können.

Wir erkennen Greylisting automatisch und kennen die Wartezeiten vieler empfangender Mailserver. Dadurch können wir genau im richtigen Moment erneut senden und Verzögerungen minimieren. Außerdem hat unsere Infrastruktur bereits einen guten Ruf bei Mailservern. Da Greylisting die IP-Adresse des Absenders prüft und unsere Server bereits bekannt sind, tritt Greylisting bei Lettermint seltener auf.

Tipps zur Minimierung von Greylisting

Obwohl Lettermint vieles für Sie regelt, gibt es einige Dinge, die Sie selbst tun können, um Greylisting zu reduzieren:

1. Verwenden Sie eine konstante Absenderadresse. Wechseln Sie nicht ständig zwischen verschiedenen E-Mail-Adressen. Verwenden Sie zum Beispiel immer dieselbe info@ihredomain.de oder hello@ihredomain.de Adresse für Transactional E-Mails. Jede neue Kombination aus Absender und Empfänger muss erneut den Greylisting-Prozess durchlaufen.
2. Richten Sie eine korrekte DNS-Konfiguration ein. Richtig konfigurierte SPF, DKIM und DMARC schaffen mehr Vertrauen bei empfangenden Servern. Dies kann helfen, schneller auf Whitelists zu kommen.
3. Beginnen Sie schrittweise mit neuen E-Mail-Adressen. Beginnen Sie mit dem Versand von einer neuen E-Mail-Adresse? Starten Sie mit geringen Volumen und bauen Sie allmählich auf. Dies verhindert, dass empfangende Server Sie sofort als verdächtig markieren.

Fazit

Greylisting ist eine Antispam-Technik, die leider auch legitime E-Mails verzögern kann. Mit Lettermint müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen. Unsere intelligenten Wiederholungsversuche und unser guter Ruf sorgen dafür, dass Ihre E-Mails trotz Greylisting schnell ankommen.

Durch die Verwendung einer konstanten Absenderadresse, die richtige Einrichtung Ihrer DNS und den schrittweisen Aufbau mit neuen E-Mail-Adressen minimieren Sie die Auswirkungen noch weiter. So bleiben Ihre Transactional E-Mails zuverlässig und schnell, genau wie Ihre Kunden es erwarten.